De voorbereiding was er niet minder om, de gezonde wedstrijdspanning was aanwezig en de zin… die had ik ook! Zin om, na een aantal weken intelligente lockdown, als moderator weer een meet up te leiden. Mijn eerste online meet up, welteverstaan. Hoe heb ik het ervaren en wat viel mij op?
Samenwerking
Voor deze meet up werkte ik samen met een redactie (zie ook mijn laatste post). En daarin schuilt -voor dit voorbeeld- ook een groot deel van de voorbereiding. Goede afspraken maken op voorhand en een duidelijke taakverdeling tijdens het live gaan zorgen ervoor dat je als moderator veel meer rust en vertrouwen hebt in het proces.
Wat blijft mij bij? Begin tijdig te bespreken wat er nodig is voor het evenement dat je online wilt houden en wie wat op zich neemt. Oefen dit van tevoren, doe eventueel een testrun zodat je zeker weet dat alles zoals je het hebt bedacht ook uitvoerbaar is.
Techniek
Uiteraard is de techniek onderdeel van de voorbereiding. Waar ik normaal gewend ben dat er een technicus of technische crew aanwezig is om alles klaar te zetten, was dit nu aan mij en de redactie zelf. Je wordt teruggeworpen op je eigen apparatuur en handigheid, want een stabiele internetverbinding, rustige en lichte ruimte, goede video en audio etc. zijn vereist.
Wat blijft mij bij? Zorg dat eventuele tegenvallers op tijd opgelost worden. Bij mij thuis was het feest (niet dus), want de microfoon en webcam van mijn laptop kapten ermee. De laptop van mijn partner was te traag, een tablet niet aanwezig en een externe set mocht geen soelaas bieden, dus regelde ik ruim op tijd een andere laptop. (Ruim op tijd betekent in mijn geval meerdere lijntjes tegelijkertijd uitzetten zodat je altijd beet hebt!)
Focus
Als moderator/host/dagvoorzitter/presentator (/vul zelf in…) heb je de taak om je aandacht zo goed mogelijk te verdelen. Zelf ben ik altijd heel scherp op het moment dat ik het podium op loop; bewust van mijn voorkomen, mijn woordkeuze, mimiek, houding etc. De focus die je nodig hebt blijft onveranderd, alleen zit je nu stil achter je camera. Omdat ik telkens naar één scherm keek waarin van alles bewoog, legde ik des te meer de focus op de spreker of mijn tekst zodat alles soepel verliep.
Wat blijft mij bij? Voldoende interactie inbouwen is ook online belangrijk en houdt de mensen bij de les. Stel een vraag, laat ze reageren in een poll of maak gebruik van de optie om even in kleinere groepjes het scherm te delen (bij Zoom bijv. mogelijk met Breakout Rooms). En zorg ervoor dat het evenement niet te lang is. Een evenement van 09.00 tot 17.00 uur in een oude loods met een bomvol programma waarbij je vaak ook in beweging bent, kun je niet één op één in dezelfde tijdsduur online overzetten. Houd daar rekening mee!
Tijd
Ik ben gewend om binnen een beperkte tijd beslissingen te moeten nemen, knopen door te hakken. Ook het geven van voldoende en evenredige spreektijd aan de gasten en het bijhouden van de totale tijd hoort bij mijn werk. Maar de aandachtspanne van mensen voor een scherm, online dus, is echt anders dan op een offline evenement. En je ziet sneller wanneer mensen zijn afgeleid, omdat ze voor je op het scherm te zien zijn. Het kan een externe factor zijn (familieleden die langslopen, notificaties op een mobiel etc.), maar het kan ook liggen aan de inhoud óf lengte van je programma. Het is vermoeiender om uren naar een scherm te staren dan uren in een dynamische omgeving een evenement bij te wonen.
Wat blijft mij bij? Uitleg over de zogenaamde ‘spelregels’ kost meer tijd dan je denkt. Inclusief welkom, inleiding en voorstelronde kostte het mij 15 minuten. En in deze meet up kwam een handjevol mensen later ‘binnen’, waardoor ik op een later moment in verkorte versie de spelregels opnieuw even noemde.
Publiek
Het leuke aan een online meet up is dat je makkelijker mensen vanuit heel Nederland ‘aan kan laten schuiven’. Ik ben altijd voor meer diversiteit en verschillende perspectieven, dat kan de boel op scherp zetten en/of juist heel interessant maken. Houd er rekening mee dat diversiteit ook kan betekenen dat niet iedereen gemakkelijk omgaat met online videobellen.
Wat blijft mij bij? Een redactie helpt om in de chat vragen te herhalen, te beantwoorden of om spelregels nog eens uit te leggen. Zo werd het publiek bediend terwijl ik als moderator door kon gaan met het inhoudelijke deel van deze meet up. Ik kon niet makkelijk terugvallen op mijn andere zintuigen: het aanvoelen van de sfeer, de non-verbale communicatie die je normaal oppikt bij je publiek… dat is een uitdaging online.
Conclusie: het is even wennen, maar met een gedegen voorbereiding en goede taakverdeling kun je een goed evenement neerzetten. Dit eerste online evenement smaakte zeker naar meer en als presentator van evenementen (ruim 5 jaar) heb ik de vaardigheden en het enthousiasme in huis om ook op deze manier geweldige evenementen neer te zetten!
Recente reacties